منبع: بنیاد طراحی تعامل (IxDF) · بازنویسی آزاد: سپنتا پویا · شهریور ۱۴۰۵ · زمان مطالعه: حدود ۸ دقیقه

بیرونی‌سازی (Externalization) چیست؟

💡 این متن «بازنویسی آزاد» است: ایده‌ها و مفاهیم مطلب اصلی با نگارش کاملاً مستقل فارسی و مثال‌های تازه بازگو شده‌اند و ترجمهٔ کلمه‌به‌کلمه نیست. بخش‌های افزودهٔ مترجم در جعبهٔ منبع مشخص شده‌اند.

بخش بزرگی از آنچه یک طراح باتجربه می‌داند، قابل گفتن نیست.

او در نگاه اول می‌فهمد این صفحه شلوغ است، ولی اگر بپرسید دقیقاً چرا، جواب دادنش سخت است.

بیرونی‌سازی روشی است برای بیرون کشیدن همین دانستهٔ بی‌زبان. و برخلاف بیشتر تکنیک‌های خلاقیت، یک چارچوب نظری روشن پشتش هست.

بیرونی‌سازی چیست؟

بیرونی‌سازی یعنی بیرون گذاشتن ایدهٔ ضمنی، به شکلی که بشود دیدش و رویش کار کرد.

اصطلاح کلیدی‌اش «دانش ضمنی» است: چیزی که در ما هست و به کارش می‌بریم، ولی نمی‌توانیم دقیق بیانش کنیم.

دانش ضمنی بی‌ارزش نیست؛ برعکس، معمولاً باارزش‌ترین چیزی است که یک متخصص دارد. مشکل این است که تا بیرون نیاید، نه می‌شود نقدش کرد و نه به کسی منتقلش کرد.

چرا این دانسته بیرون نمی‌آید؟ چون مهارت با تکرار به رفتار خودکار تبدیل می‌شود، و رفتار خودکار دیگر از مسیر زبان رد نمی‌شود.

به همین دلیل است که پرسیدن «چرا این را انتخاب کردی؟» از یک متخصص معمولاً جواب خوبی نمی‌دهد. او توجیه می‌سازد، نه اینکه دلیل واقعی را گزارش کند.

بیرونی‌سازی این مسیر را دور می‌زند. به‌جای پرسیدن، از فرد می‌خواهد چیزی بسازد؛ و آنچه ساخته می‌شود قابل نگاه کردن است.

نامی که بیش از همه با این بحث گره خورده، Alan Dix است؛ پژوهشگر تعامل انسان و رایانه.

و شکل‌هایش همان چیزهای آشنایند: طرح دست‌نویس، برگهٔ چسبان، نقشهٔ ذهنی، نمونهٔ کاغذی، یا حتی بلند فکر کردن.

نکته این است که هیچ‌کدام از این‌ها صرفاً «ثبت» نیستند. خودِ عمل بیرون گذاشتن، چیزی را عوض می‌کند.

چهار کارکرد

Dix و Gongora در مقاله‌ای در سال ۲۰۱۱ چهار کارکرد برای بیرونی‌سازی در طراحی برشمردند. نمودار بالای صفحه هر چهار را نشان می‌دهد.

و تفاوتشان در خودِ مصنوع نیست؛ در جهت رابطهٔ میان ذهن و مصنوع است:

• - ۱. اطلاع‌رسان: ایده‌ای که از پیش شکل گرفته را به دیگری منتقل می‌کنید. اینجا مصنوع یک پیام است.
• - ۲. شکل‌دهنده: ایده با خودِ عمل بیرون گذاشتن روشن‌تر می‌شود. مصنوع به سازنده‌اش برمی‌گردد.
• - ۳. دگرگون‌کننده: با جابه‌جا کردن خودِ ماده فکر می‌کنید. چیدن دوبارهٔ برگه‌ها روی تخته، نمونهٔ دقیقش است.
• - ۴. فرارونده: فکرتان خودش موضوع فکر می‌شود. یعنی به چیزی که نوشته‌اید نگاه می‌کنید و دربارهٔ طرز فکرتان قضاوت می‌کنید.

یک تذکر کوچک اینجا لازم است. صفحهٔ منبع کارکرد اول را «ذخیره و بازیابی اطلاعات با یادداشت» معنا کرده است.

در مقالهٔ اصلی این کارکرد دربارهٔ رساندن ایده به دیگری است، نه دربارهٔ حافظه. تفاوت ظریف ولی مهم است، چون کارکرد حافظه‌ای در ادبیات دیگری جا دارد که پایین‌تر می‌بینیم.

و نکتهٔ مهم‌تر: این چهار تا انواع مصنوع نیستند، چهار کاری‌اند که با یک مصنوع می‌شود کرد.

همان یک طرح روی کاغذ می‌تواند هر چهارتا باشد. بستگی دارد با آن چه می‌کنید.

یک مثال این را روشن می‌کند. فرض کنید طرح خامی از یک صفحه کشیده‌اید.

اگر آن را در جلسه نشان دهید تا تیم بفهمد چه در ذهن دارید، کارکرد اطلاع‌رسان است. اگر حین کشیدنش تازه بفهمید ترتیب گام‌ها اشتباه بوده، کارکرد شکل‌دهنده.

اگر بخش‌هایش را ببرید و جابه‌جا کنید تا ترتیب بهتری پیدا کنید، دگرگون‌کننده. و اگر بعد از یک هفته نگاهش کنید و بگویید «چرا من همیشه از فرم شروع می‌کنم؟»، فرارونده.

همان یک برگه، چهار کار متفاوت.

تفاوتش با شناخت بیرونی

اینجا یک اصطلاح همسایه هست که مدام با این یکی قاطی می‌شود، و تفکیکشان عملی است.

شناخت بیرونی دربارهٔ این است که محصول چطور بار فکری را از دوش کاربر برمی‌دارد: تقویم، صفحه‌گسترده، فهرست وارسی.

بیرونی‌سازی دربارهٔ این است که خود شما چطور دانستهٔ بی‌زبانتان را بیرون می‌آورید. یکی نظریه‌ای برای طراحی محصول است و دیگری روشی برای کار خودتان.

سازوکارشان یکی است — فکر کردن بیرون از سر — ولی مخاطبشان فرق دارد.

و همین تفکیک یک نتیجهٔ مفید هم دارد. اگر بیرونی‌سازی برای شما کار می‌کند، احتمالاً همان کار برای کاربرتان هم کار می‌کند.

هر جا خودتان مجبور شدید چیزی را روی کاغذ بیاورید تا بفهمیدش، آنجا یک قابلیت نساخته در محصول است.

یک مثالش را همه دیده‌اید. وقتی برای فهمیدن یک گزارش، ستون‌هایش را در فایل جدا کپی می‌کنید و کنار هم می‌چینید، دارید کاری را انجام می‌دهید که ابزار برایتان نساخته.

همان جا جای یک قابلیت است: امکان کنار هم گذاشتن دو بازه، یا مرتب کردن دستی. این نوع قابلیت‌ها معمولاً کوچک‌اند و اثرشان بزرگ.

چرا از خام شروع کنید

توصیهٔ متعارف این است که با وفاداری پایین شروع کنید: طرح خام، نه فایل مرتب.

دلیلش معمولاً «سریع‌تر است» گفته می‌شود، که درست است ولی دلیل اصلی نیست.

دلیل اصلی این است که هرچه چیزی تمام‌تر به نظر برسد، آمادگی برای عوض کردنش کمتر می‌شود — هم در خودتان و هم در بقیه.

نمودار بالا همین را نشان می‌دهد. و نکتهٔ مهمش آن نقطهٔ میانی است.

آنجا مصنوع هنوز شبیه ابزار فکر است، ولی دیگر نیست. بازخوردی که می‌گیرید از «اینجا اشتباه است» به «قشنگ شده» تغییر می‌کند.

به همین دلیل نمونهٔ کم‌جزئیات و نمونه‌سازی کاغذی ابزار تنبل‌ها نیستند. خام بودن یک نقص نیست؛ دعوتی است به دست بردن در کار.

یک بُعد اجتماعی هم اینجا هست که کمتر گفته می‌شود. وفاداری بالا فقط ذهن شما را قفل نمی‌کند؛ اجازهٔ نقد را هم از بقیه می‌گیرد.

آدم‌ها حدس می‌زنند چقدر وقت صرف چیزی شده و به همان نسبت در نقدش محتاط می‌شوند. یک طرح کج و کوله این علامت را نمی‌دهد.

و یک قاعدهٔ عملی: اگر کسی از مصنوع شما تعریف کرد، احتمالاً خیلی زود پرداختش کرده‌اید.

جایی که بیرونی‌سازی شکست می‌خورد

حالا می‌رسیم به بخشی که در منبع نیست. بیرونی‌سازی همیشه کار نمی‌کند و حالت‌های شکستش قابل پیش‌بینی‌اند.

• - ۱. مصنوع جای تصمیم را می‌گیرد. تخته‌ای پر از برگهٔ چسبان حس پیشرفت می‌دهد، در حالی که هنوز هیچ چیزی حل نشده است.
• - ۲. جایی بیرون می‌گذارید که کسی برنمی‌گردد. فایلی در پوشهٔ شخصی، یا عکسی از یک دیوار که شش ماه بعد کسی بازش نمی‌کند.
• - ۳. زود پرداخت می‌کنید. همان نقطهٔ میانی نمودار بالا، که پیش از تمام شدن کار فرا می‌رسد.
• - ۴. فقط یک نفر بیرونی‌سازی می‌کند. در جلسه‌ای که یک نفر می‌نویسد و بقیه نگاه می‌کنند، فقط دانش ضمنی همان یک نفر بیرون آمده است.

مورد اول از همه فریبنده‌تر است، چون شبیه کار کردن به نظر می‌رسد. نشانه‌اش این است که جلسه تمام می‌شود و هیچ‌کس نمی‌تواند در یک جمله بگوید چه چیزی تصمیم گرفته شد.

مورد دوم از همه رایج‌تر است و ساده‌ترین درمان را دارد. مصنوع باید جایی باشد که کار روزمره از کنارش رد می‌شود.

این همان منطق تابانندهٔ اطلاعات است: چیزی که برای دیده شدن گذاشته شده، نه برای بایگانی شدن.

مورد سوم را هم می‌شود با یک قرار ساده مهار کرد: تا وقتی مسئله باز است، ابزار را عوض نکنید. جابه‌جا شدن از کاغذ به فیگما معمولاً همان لحظه‌ای است که کار از فکر کردن به پرداخت کردن می‌افتد.

مورد چهارم هم درمان ساده‌ای دارد. به‌جای یک نفر نویسنده، چند دقیقه همه هم‌زمان و جداگانه بنویسند، بعد روی تخته بگذارید.

این کار هم دانش ضمنی چند نفر را بیرون می‌آورد و هم جلوی اثر اولین نظر را می‌گیرد.

در بافت فارسی

این بحث در کار روزمرهٔ ما چند نکتهٔ مشخص دارد.

یک: جلسهٔ آنلاین بیرونی‌سازی را می‌کشد. در جلسه‌ای که همه میکروفن‌خاموش‌اند و دوربین‌ها بسته است، تنها چیزی که بیرون می‌آید صدای یک نفر است. کار ترکیبی اینجا رایج است، پس باید عمداً جبرانش کرد.

دو: دست‌نویسی برای فارسی جدی‌تر است. تایپ فارسی با نیم‌فاصله و تغییر چیدمان کندتر از لاتین است، و همین کندی جریان فکر را می‌برد. برای مرحلهٔ خام، کاغذ یا قلم روی صفحه معمولاً بهتر جواب می‌دهد.

سه: تخته‌سفید مشترک را جایگزین فایل شخصی کنید. چیزی که در دفترچهٔ خودتان می‌ماند، برای تیم اصلاً بیرونی نشده است. معیار بیرونی بودن این است که کس دیگری بتواند بدون شما بخواندش.

چهار: مصنوع را با تصمیم اشتباه نگیرید. در تیم‌هایی که جلسه زیاد است، تخته‌ای پر از برگه می‌تواند جای خروجی را بگیرد. آخر هر جلسه بپرسید کدام یک از این‌ها یک تصمیم شد.

پنج: زبان جلسه را انتخاب کنید. در تیم‌هایی که اصطلاح‌های فنی انگلیسی‌اند، بیرونی‌سازی نیم‌بند می‌شود؛ نیمی از برگه‌ها فارسی و نیمی انگلیسی. مهم نیست کدام را انتخاب کنید، مهم این است که یکی باشد تا بعداً قابل جست‌وجو بماند.

جمع‌بندی

بیرونی‌سازی یک تکنیک خلاقیت میان بقیه نیست؛ سازوکاری است که بیشتر تکنیک‌های دیگر رویش سوارند.

چهار کارکردش هم انواع مصنوع نیستند، چهار کاری‌اند که با یک مصنوع می‌شود کرد. رساندن به دیگری، روشن کردن برای خود، فکر کردن با جابه‌جا کردن، و نگاه کردن به طرز فکر خود.

با شناخت بیرونی هم یکی نیست. آن یکی دربارهٔ محصولی است که برای کاربر می‌سازید و این یکی دربارهٔ کار خودتان — هرچند سازوکارشان یکی است.

و مهم‌ترین قاعده‌اش همان خام ماندن است. چیزی که تمام به نظر برسد، دیگر کسی در آن دست نمی‌برد.

اگر بخواهم یک پرسش بگذارم: آخرین چیزی که برای فهمیدن یک مسئله روی کاغذ آوردید، الان کجاست؟